Uvjeti korištenja

Ovaj odjeljak uređuje obradu osobnih podataka koju Springsonic d.o.o. kao izvršitelj obrade obavlja za hotel kao voditelja obrade pri korištenju Roome. Čini dio poslovnog dogovora o korištenju usluge u smislu članka 28. GDPR-a.

Uloge i upute hotela. Hotel određuje svrhe i način obrade podataka svojih gostiju. Springsonic ih obrađuje samo prema dokumentiranim uputama hotela, uključujući upute sadržane u korištenju funkcija Roome, osim ako obradu nalaže pravo Europske unije ili Republike Hrvatske. U tom će slučaju Springsonic, kada je to dopušteno, prije obrade obavijestiti hotel. Ako smatra da je uputa protivna pravilima o zaštiti podataka, obavijestit će hotel i zaustaviti spornu obradu dok se pitanje ne razjasni.

Predmet, svrha i trajanje. Predmet obrade je pružanje usluge Rooma: zaprimanje rooming lista, izdvajanje i strukturiranje podataka, omogućavanje hotelske provjere te priprema izlaznih formata. Obrada traje dok hotel koristi Roomu i dok su podaci potrebni za izvršenje njegovih uputa, uz primjenu dogovorenog prestanka i brisanja.

Povjerljivost i pristup. Springsonic osigurava da su osobe ovlaštene za obradu podataka vezane odgovarajućom obvezom povjerljivosti ili da za njih vrijedi zakonska obveza povjerljivosti. Pristup imaju samo kada je potreban za pružanje usluge, podršku, sigurnost ili otklanjanje poteškoća. Hotel je odgovoran za upravljanje pristupom svojih korisnika Rooma radnom prostoru.

Sigurnost obrade. Springsonic primjenjuje tehničke i organizacijske mjere primjerene riziku, uključujući kontrolu pristupa po korisniku i radnom prostoru, zaštićenu pohranu, ograničavanje dijagnostičkih podataka te postupke uklanjanja izvornih datoteka nakon uspješne obrade. Hotel procjenjuje je li Rooma prikladna za njegove upute i vrste podataka koje namjerava obrađivati te osigurava zakonitu osnovu za njihovu obradu.

Podizvršitelji obrade. Springsonic može koristiti podizvršitelje potrebne za pružanje usluge Rooma. Svakom podizvršitelju nalaže obveze zaštite podataka koje odgovaraju obvezama iz ovog odjeljka i ostaje odgovoran hotelu za njegov rad u opsegu propisanom GDPR-om. Prihvaćanjem ovih Uvjeta hotel daje opće pisano odobrenje za takve podizvršitelje. Springsonic će hotel unaprijed obavijestiti o namjeravanom dodavanju ili zamjeni podizvršitelja i dati mu razumnu mogućnost prigovora iz opravdanih razloga povezanih sa zaštitom osobnih podataka.

Pomoć hotelu. Uzimajući u obzir prirodu obrade i dostupne informacije, Springsonic će razumno pomoći hotelu u odgovaranju na zahtjeve ispitanika te u ispunjavanju obveza sigurnosti, procjene učinka, savjetovanja s nadzornim tijelom i drugih primjenjivih obveza iz članaka 32. do 36. GDPR-a.

Povreda osobnih podataka. Ako sazna za povredu osobnih podataka koje obrađuje za hotel, Springsonic će hotel obavijestiti bez nepotrebnog odgađanja i dati dostupne informacije koje su razumno potrebne za odgovor na povredu i ispunjavanje obveza prijave. Naknadno dostupne relevantne informacije dostavit će bez nepotrebnog odgađanja.

Brisanje, povrat i prestanak. Izvorna učitana datoteka briše se nakon uspješne obrade. Po prestanku usluga obrade Springsonic će, prema izboru hotela, vratiti osobne podatke ili ih izbrisati te izbrisati postojeće kopije, osim ako primjenjivo pravo zahtijeva nastavak pohrane. Kada postupanje nije automatizirano, zahtjev se provodi odgovarajućim operativnim postupkom. Način i format povrata dogovaraju se prema podacima koji su tada dostupni u Roomi.

Dokazivanje usklađenosti i provjera. Springsonic će hotelu staviti na raspolaganje informacije razumno potrebne za dokazivanje ispunjenja dogovorenih obveza izvršitelja obrade te omogućiti i pridonijeti razumnim revizijama i inspekcijama kada su potrebne. One se mogu organizirati uz razumnu prethodnu najavu i mjere zaštite sigurnosti i povjerljivosti, osim kada zakon, nadležno tijelo ili hitne okolnosti zahtijevaju drukčije.